Conditions d'utilisation

Dernière mise à jour : 28 septembre 2026

Bienvenue chez Stayflow. Les présentes conditions constituent un contrat entre vous et 9542-4339 Québec inc., faisant affaire sous le nom de Stayflow (« Stayflow », « nous »), dont les bureaux sont situés au 395 rue Mathieu-Da Costa, unité 363, Québec (Québec) G2K 0P6, Canada.

La majeure partie de cette page s'adresse aux « établissements » — les entreprises qui s'abonnent à Stayflow pour accueillir leurs invités. Si vous êtes un « invité », votre séjour est régi par l'établissement auprès duquel vous avez réservé; la courte section Pour les invités, vers la fin, explique la place de Stayflow dans votre séjour.

Nous nous sommes efforcés de rédiger les présentes conditions en langage clair. Un langage clair ne les rend pas moins contraignantes — il les rend plus faciles à respecter.

Ce qu'est Stayflow

Stayflow est une plateforme d'expérience invité destinée aux établissements : une application Web que vos invités utilisent pendant leur séjour (enregistrement, clavardage, demandes, commandes, recommandations locales), et des consoles que votre équipe utilise pour la gérer.

Stayflow est un complément à votre système de gestion d'établissement (PMS), et non un substitut. Votre PMS demeure la référence qui fait foi pour les disponibilités, les tarifs et les réservations. Stayflow peut se connecter aux fournisseurs de PMS pris en charge pour importer les détails des réservations et y renvoyer le statut d'enregistrement et de départ — rien d'autre n'y est renvoyé.

Stayflow ne vend pas de chambres, ne prend pas de réservations pour votre compte et ne décide pas qui peut séjourner dans votre établissement. Ces questions demeurent votre affaire et votre responsabilité.

Votre compte

Pour utiliser Stayflow, vous créez un compte d'organisation et y ajoutez un ou plusieurs établissements. Vous vous engagez à :

fournir des renseignements exacts lors de votre inscription et à les tenir à jour;
garder confidentiels les identifiants de connexion de votre équipe, et à nous aviser promptement si vous croyez qu'un compte a été compromis;
vous assurer que les personnes que vous invitez à rejoindre votre équipe sont des personnes que vous autorisez réellement — ce que fait votre équipe dans Stayflow est fait en votre nom.

Vous devez avoir la capacité juridique de conclure le présent contrat et d'exploiter l'établissement que vous inscrivez.

Utilisation acceptable

Utilisez Stayflow de façon légale et convenable. En particulier, vous ne devez pas :

utiliser Stayflow pour envoyer des messages qu'un invité n'a pas accepté de recevoir, ou en contravention des lois antipourriel, des lois sur la protection des renseignements personnels ou des lois sur les télécommunications;
téléverser du contenu illégal, qui porte atteinte aux droits d'autrui ou que vous n'avez pas le droit de partager;
sonder ou surcharger le service, ou en perturber le fonctionnement, ou tenter d'accéder à des données qui ne sont pas les vôtres;
revendre l'accès à Stayflow ou en concéder une sous-licence, sauf au moyen des fonctions que nous offrons à cette fin (par exemple, donner accès à vos invités pendant leur séjour);
utiliser les données des invités obtenues au moyen de Stayflow à des fins auxquelles vos invités ne s'attendraient pas raisonnablement.

Votre sous-domaine et votre image de marque. Vous choisissez le sous-domaine et l'image de marque que porte votre application invité, et vous devez avoir le droit d'utiliser l'un et l'autre. Les noms ou éléments de marque obscènes, haineux, trompeurs ou contrefaisants, ou qui nuisent à la réputation de Stayflow — par exemple, un nom qui fait passer votre application pour celle d'une autre entreprise — ne sont pas permis. Stayflow peut renommer, récupérer ou désactiver tout sous-domaine à sa seule discrétion, avec préavis lorsque les circonstances le permettent.

Si l'utilisation du service expose des invités, d'autres clients ou la plateforme à un risque, nous pouvons suspendre l'accès concerné le temps de régler la situation avec vous.

Forfaits, facturation et résiliation

La facturation prend la forme d'un abonnement dont le prix repose sur ce que vous exploitez — les chambres de l'ensemble de vos établissements, comptées automatiquement. La grille tarifaire complète de votre forfait et ses fonctions sont affichées au moment de l'abonnement et dans votre console d'organisation, et votre console indique toujours les décomptes à jour sur lesquels repose votre facture. Les forfaits sont facturés mensuellement ou, lorsque cette option est offerte, annuellement.
Les nouveaux comptes commencent par un essai gratuit. Rien ne vous est facturé tant que vous n'avez pas souscrit un forfait.
Le paiement est traité par Stripe. Nous ne voyons ni ne conservons votre numéro de carte.
Certaines fonctions entraînent des coûts à l'usage (par exemple, les messages SMS envoyés aux invités sont comptabilisés par segment de message, avec un plafond de dépenses que vous contrôlez). L'utilisation et les plafonds sont visibles dans votre console.
Vous pouvez résilier en tout temps depuis votre console. La résiliation met fin aux renouvellements futurs; votre abonnement demeure actif jusqu'à la fin de la période que vous avez déjà payée. Nous ne devons aucun remboursement pour le reste d'une période de facturation, à moins que la loi applicable chez vous ne l'exige.
Le prix de votre forfait est fixé au moment de l'abonnement. Si nous retirons un forfait ou en lançons de nouveaux, le prix du forfait auquel vous êtes abonné ne change pas. Si un changement devait un jour toucher ce que vous payez — par exemple, votre passage à un autre forfait —, nous vous donnerons d'abord un préavis raisonnable, afin que vous puissiez résilier si vous n'êtes pas d'accord. Les fonctions des forfaits peuvent s'enrichir au fil du temps.

Achats des invités

Les invités peuvent payer leurs commandes et leurs services au moyen d'une page de paiement hébergée par Stripe. Les données de carte vont directement à Stripe et ne transitent jamais par les serveurs de Stayflow.

Les paiements effectués par les invités pendant leur séjour sont traités par notre processeur de paiement et encaissés dans le compte de Stayflow. Pendant que nous mettons en place le système de versement automatisé, nous convenons individuellement avec chaque établissement des modalités de versement de sa part — écrivez-nous et nous conviendrons ensemble des modalités qui s'appliquent à vous. Stayflow peut déduire les coûts de traitement des paiements et les frais dont vous avez convenu avant d'effectuer le versement. Vous demeurez responsable de vos propres taxes sur ce que vous vendez à vos invités.

Vous êtes responsable des produits et services que vous vendez à vos invités : leur description, leur prix, leur livraison, les taxes applicables et tout remboursement que vous devez à vos invités.

Vos responsabilités en tant qu'établissement

Vos invités sont vos invités. Lorsque vous utilisez Stayflow pour recueillir et traiter leurs renseignements, vous agissez à titre de partie responsable de ces données (le « responsable du traitement »), et Stayflow les traite selon vos instructions. Vous devez donc :

Disposer d'une base juridique pour tout ce que vous recueillez au moyen de Stayflow — y compris les renseignements d'identité, les réponses au pré-enregistrement et, lorsque vous l'activez, la saisie des pièces d'identité et de la signature. Si la loi qui vous est applicable exige un avis ou un consentement à cet égard, il vous revient de l'obtenir.
Veiller à l'exactitude de votre contenu. Vos pages d'établissement, vos prix, vos règles de la maison et vos recommandations locales sont rédigés par vous. Les invités s'y fieront.
Respecter le consentement des invités. Stayflow tient, pour chaque invité, un registre de son consentement au marketing. Si vous envoyez du marketing aux invités, vous devez respecter ce registre et tout retrait du consentement, et ce, immédiatement.
Traiter les demandes d'exercice des droits des invités. Les invités exercent leurs droits d'accès, d'exportation et de suppression par votre intermédiaire. Stayflow fournit à votre personnel autorisé des outils pour exporter les données de séjour d'un invité et pour les effacer définitivement; il vous incombe de les utiliser lorsqu'un invité le demande.
Respecter les lois applicables chez vous — y compris les règles d'enregistrement en matière d'hébergement, les règles fiscales, le droit de la consommation et le droit de la protection des renseignements personnels.

Nos responsabilités

Nous exploitons le service avec soin, dans le cadre d'une obligation de moyens. Nous visons un service disponible et rapide, et nous effectuons des sauvegardes nocturnes. Mais nous sommes une plateforme en croissance et nous n'offrons pas actuellement de garantie de disponibilité formelle (SLA). Nous préférons vous le dire clairement plutôt que de promettre un chiffre auquel nous ne nous sommes pas engagés.
Nous protégeons les données que vous nous confiez au moyen des mesures décrites dans notre Politique de confidentialité — chiffrement des données en transit, contrôles d'accès, journalisation d'audit des accès sensibles et limites de conservation automatiques.
Nous tenons une liste honnête des services tiers sur lesquels nous nous appuyons (nos sous-traitants — des « sous-traitants ultérieurs » au sens du RGPD, puisque Stayflow agit elle-même comme sous-traitant des établissements), publiée sur notre page Sous-traitants, à laquelle renvoie notre Politique de confidentialité, et nous ne faisons appel qu'aux fournisseurs nécessaires à l'exploitation du service.
Nous vous donnons un préavis des changements importants apportés au service ou aux présentes conditions.

Stayflow est fourni « tel quel » et « selon la disponibilité », sans garantie de disponibilité. Nous ne promettons pas un fonctionnement ininterrompu ou exempt d'erreurs et, dans la mesure permise par la loi, nous n'offrons aucune garantie au-delà de ce qui est écrit sur cette page.

Données des invités : qui est responsable de quoi

Deux rôles comptent ici, et nous tenons à les énoncer clairement :

Pour les données des invités — tout ce qu'un invité ou votre équipe saisit au sujet d'un séjour — l'établissement est le responsable du traitement et Stayflow est le sous-traitant. Nous ne traitons ces données que pour vous fournir le service et selon vos instructions documentées.
Pour les données de votre propre compte — les renseignements sur votre organisation, les comptes de votre équipe, vos dossiers de facturation et votre correspondance avec nous — Stayflow est le responsable du traitement.

Autres points à connaître en tant que responsable du traitement :

La conservation est gérée automatiquement. Par défaut, les renseignements personnels d'un séjour sont anonymisés après une période fixe suivant le départ (24 mois par défaut), et les demandes d'effacement sont exécutées de façon définitive, y compris la suppression des images de pièces d'identité, des fils de clavardage et des médias. Les données effacées disparaissent de nos copies de sauvegarde dans un délai de 14 jours.
Invités qui reviennent. Pour éviter aux invités d'avoir à ressaisir leurs renseignements, le dossier d'identité de base d'un invité est rapproché par adresse courriel sur l'ensemble de la plateforme. Notre Politique de confidentialité décrit ce mécanisme; votre propre avis de confidentialité destiné aux invités devrait en tenir compte.
Les fonctions IA facultatives (recommandations personnalisées générées par un fournisseur d'IA tiers) sont désactivées ou activées par établissement — c'est vous qui choisissez, et vous pouvez ajouter un texte d'orientation qui influence ce que l'IA suggère.
La présente section et notre Politique de confidentialité consignent nos engagements envers vous en matière de traitement des données et font partie des présentes conditions. Si la loi qui vous est applicable exige une entente de traitement des données distincte, écrivez-nous à marc@stayflow.com et nous examinerons la question avec vous.

Propriété intellectuelle

Le logiciel, le design et la marque de Stayflow nous appartiennent (ou appartiennent à nos concédants de licence). Votre abonnement vous confère un droit d'utilisation du service; il ne vous transfère la propriété d'aucun de ces éléments.
Votre contenu vous appartient — les renseignements sur votre établissement, vos photos, vos communications avec les invités et tout ce que vos invités soumettent. Vous nous accordez la licence dont nous avons besoin pour héberger, afficher, transmettre et sauvegarder ce contenu afin d'exploiter le service pour vous, et aucune licence plus étendue.
Si vous nous faites part de commentaires ou de suggestions, nous pouvons les utiliser sans obligation envers vous.

Marque blanche

Avec les forfaits qui l'incluent, vous pouvez présenter l'application invité sous votre propre marque : votre logo et vos couleurs, la possibilité de masquer le nom de Stayflow aux invités, et votre propre domaine d'application invité (un sous-domaine gratuit ou un domaine personnalisé qui vous appartient). Deux limites :

La marque blanche change l'apparence du service, pas l'identité de son fournisseur. Les présentes conditions continuent de s'appliquer, et la plateforme demeure exploitée par Stayflow.
Vous devez être propriétaire de tout domaine personnalisé et de tout élément de marque que vous utilisez, ou en avoir le contrôle, et votre image de marque ne doit pas induire les invités en erreur quant à la personne avec qui ils traitent pour leur réservation et leur séjour — c'est-à-dire vous, l'établissement.

Durée, résiliation et vos données à votre départ

Les présentes conditions s'appliquent tant que vous avez un compte.
Vous pouvez partir en tout temps en résiliant vos abonnements et en fermant votre compte.
Nous pouvons suspendre l'accès — à un compte, à un établissement ou à une fonction — en cas de non-paiement, de risque pour la sécurité ou d'utilisation abusive du service, jusqu'à ce que le problème soit réglé.
Nous pouvons résilier un compte en cas de manquement grave aux présentes conditions, de non-paiement persistant, ou lorsque la loi l'exige. Lorsque c'est raisonnable, nous vous en aviserons et vous donnerons d'abord la possibilité de corriger le problème.
Avant de partir, emportez vos données. Votre console permet au personnel autorisé d'exporter les données de séjour des invités un séjour à la fois — il n'existe pas d'exportation en bloc pour l'instant; si vous avez besoin de tout d'un coup, demandez-le-nous et nous le préparerons — et le contenu de votre établissement demeure accessible jusqu'à la fermeture. Si vous avez besoin d'aide pour l'exportation, demandez-le-nous avant de fermer le compte.
Après la fermeture, nous supprimons ou anonymisons les renseignements personnels que nous avons traités pour vous, sauf les dossiers que la loi nous oblige à conserver (comme les dossiers de facturation et les dossiers financiers, qui sont conservés sous forme anonymisée ou minimale) et la piste d'audit en ajout seul (append-only), qui est permanente par conception — les noms qui y figurent sont toutefois résolus en temps réel, de sorte que les personnes dont les données ont été effacées n'y apparaissent plus. Les données supprimées disparaissent des copies de sauvegarde dans un délai de 14 jours. À l'heure actuelle, la fermeture et la suppression qui s'ensuit sont effectuées manuellement par notre équipe, à votre demande — y compris la suppression des identités de connexion de votre équipe — plutôt que par un processus automatisé; écrivez-nous lorsque vous souhaitez fermer le compte et nous vous confirmerons que c'est chose faite.

Limites de responsabilité

Nous défendons notre travail, mais un abonnement dont le prix repose sur les chambres que vous exploitez ne peut pas supporter un risque illimité. Ainsi, dans toute la mesure permise par la loi :

Stayflow n'est pas responsable des dommages-intérêts indirects ou consécutifs — perte de profits, perte de réservations, interruption des activités, perte de données causée par des événements échappant à notre contrôle raisonnable, ou atteinte à la réputation.
Notre responsabilité totale à l'égard de l'ensemble des réclamations découlant du service est plafonnée aux frais que vous nous avez payés pour le service au cours des 12 mois précédant l'événement à l'origine de la réclamation.
Rien sur cette page ne limite une responsabilité que la loi ne permet pas de limiter — notamment, s'il y a lieu, la responsabilité pour faute lourde, faute intentionnelle ou préjudice corporel —, ni ne restreint un droit que vous confère le droit de la protection du consommateur et auquel vous ne pouvez renoncer.

Vous acceptez de prendre fait et cause pour nous et de nous indemniser à l'égard des réclamations de tiers (y compris vos invités) découlant de votre contenu, de vos pratiques en matière de données des invités ou de votre manquement aux présentes conditions — parce que ces éléments relèvent de votre contrôle, et non du nôtre.

Droit applicable

Les présentes conditions sont régies par les lois du Québec et les lois du Canada qui s'y appliquent. Tout différend découlant des présentes conditions ou du service sera soumis exclusivement aux tribunaux du district judiciaire de Québec (ville de Québec), à moins que le droit de la protection du consommateur applicable chez vous ne vous confère un droit auquel vous ne pouvez renoncer.

La personne responsable de la protection des renseignements personnels (au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, telle que modifiée par la Loi 25) est Marc-Antoine Claveau, chef de la direction — marc@stayflow.com. Notre Politique de confidentialité explique comment nous traitons les renseignements personnels.

Modifications des présentes conditions

Nous pouvons mettre à jour les présentes conditions à mesure que le service évolue. Pour tout changement important, nous vous aviserons (dans la console ou par courriel) au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Si vous continuez d'utiliser Stayflow après cette date, les nouvelles conditions s'appliquent — continuer d'utiliser Stayflow vaut acceptation. Si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez résilier avant leur entrée en vigueur.

Quelques clauses usuelles

Divisibilité. Si un tribunal juge qu'une partie des présentes conditions est inexécutoire, le reste demeure en vigueur, et la partie inexécutoire est interprétée de la façon la plus fidèle possible à son intention, dans la mesure permise par la loi.
Intégralité de l'entente. Les présentes conditions, notre Politique de confidentialité et le forfait auquel vous avez souscrit constituent l'intégralité de l'entente entre nous concernant le service et remplacent toute discussion antérieure.
Langue. Les parties confirment leur volonté expresse que ces conditions et tout document qui s'y rattache soient rédigés en anglais; une version française est disponible sur demande. The parties confirm their express wish that these terms and every related document be drawn up in English. {{OWNER: confirm the English-language clause and the French version with counsel before publishing}}

Pour les invités

Si vous séjournez dans un établissement qui utilise Stayflow, en bref :

Votre réservation et votre séjour sont une affaire entre vous et l'établissement. L'établissement fixe ses prix, ses règles et ses services; Stayflow est le logiciel qu'il utilise pour vous accueillir.
Vos renseignements personnels sont traités pour le compte de l'établissement. L'établissement est responsable de vos données; Stayflow les traite pour son compte. Notre Politique de confidentialité explique ce qui est recueilli, pendant combien de temps c'est conservé et quels services tiers interviennent.
Vos demandes d'exercice de vos droits passent par votre établissement. Pour accéder aux données de votre séjour, les exporter ou les supprimer, adressez-vous à l'établissement — son personnel dispose des outils pour le faire, et chaque exportation ou effacement est consigné dans un journal.
Les paiements sont traités par Stripe. Lorsque vous payez au moyen de l'application invité, vous êtes dirigé vers une page sécurisée de Stripe; les données de votre carte ne transitent jamais par Stayflow.
Le marketing exige votre consentement. Vous ne recevrez des messages de marketing que si vous y avez consenti, et vous pouvez retirer ce consentement en tout temps.
Utilisez l'application invité honnêtement et légalement, et soyez aimable envers les personnes à l'autre bout du clavardage.

Nous joindre

Questions sur les présentes conditions : marc@stayflow.com — questions générales : info@stayflow.com 9542-4339 Québec inc. (Stayflow), 395 rue Mathieu-Da Costa, unité 363, Québec (Québec) G2K 0P6, Canada